Les cadres / les responsables ayant la responsabilité / la charge de signer le courrier sont les signataires.

Comme synonymes = auteurs, émetteurs ou rédacteurs. Ces derniers ne sont toutefois pas toujours les signataires.

Il y parfois des délégataires : les personnes qui signent par délégation. Ils doivent bénéficier de façon expresse d’une délégation de signature.

Le nom commun signataires désigne aussi les parties à une convention ou à un traité.

Dans votre cas, il faudra prévenir que les écrits seront soumis à la signature dès le retour des directeurs ou des responsables.
Mais au fait, ne peut-on pas prévoir une signature électronique, avec une authentification ?

Le signataire est la personne (physique ou morale, l’autorité) qui a signé un document (lettre, acte, etc.). On ne peut l’employer autrement.
On ne peut donc pas dire « il n’y aura pas de signataire pour assurer les signatures à certaines dates », cela ne correspond pas à la définition et son emploi serait fautif.
En revanche, on peut très bien dire « le service des signatures ne sera pas assuré de telle date à telle date ».

Effectivement, le terme « signataire » est fortement connoté juridiquement et il convient donc d’éviter son emploi comme « personne habilitée à signer ». J’ai abondamment pratiqué la préparation de contrats commerciaux et ai toujours évité la confusion avec « personne ayant effectivement signé » (vision a posteriori ). On ne connaît en effet pas toujours l’autorité qui signera et cela introduirait une distorsion par rapport à d’autres textes . De plus, vous gommez la notion d‘habilitation essentielle pour une bonne procédure et qui rassure la contrepartie. On peut en effet promettre un « signataire » potentiellement non valide au regard du droit. Des contrats ont été jugés caducs sur cet attendu.

En bref, et malgré sa longueur, privilégiez « personne(s) habilitée(s) à signer » –  il peut être requis deux signatures ou plus. Ces sujets ne se traitent pas en 140 caractères et on vous en saura toujours gré.