Bonjour,

Si c’est quelque chose qui est passé et n’a pas eu lieu, j’écrirais : « C’est / C’était votre collègue qui devait vous envoyer un mail de ma part. » Dans ce cas, le mail n’a pas été envoyé.  En revanche, si j’écris : « C’est votre collègue qui devrait vous envoyer un mail de ma part », cela signifie que le mail devrait probablement être envoyé ultérieurement par la / le collègue en question.

C’est votre collègue qui aurait dû envoyer : conditionnel passé pour des actions qui ne se sont pas produites dans le passé, avec une nuance de reproche ou de regret.
…qui devrait vous envoyer : conditionnel présent, notion de devoir ou d’obligation, de suggestion « en général ».

qui devait vous envoyer : imparfait, actions durables et/ou répétitives dans le passé, qui n’ont plus cours au présent.
Donc ce n’est pas faux dans votre phrase, mais attention au sens précis .

Le verbe devoir a (au moins) deux sens distincts :
Un sens « plein » :
Tu dois te tenir correctement : il faut te tenir correctement – c’est un devoir, une obligation.
Une valeur modale : indique un degré de certitude forte :
Tu dois venir me voir bientôt je pense : il est presque sûr que tu viendras me voir – c’est un projet qui en principe se réalisera.
Et donc :
C’était votre collègue à l’agence qui devait vous envoyer un mail de ma part : c’était un fait envisagé
C’était votre collègue à l’agence qui aurait dû vous envoyer un mail de ma part : c’était un devoir, une obligation qui n’a pas été réalisée.
Et ambiguïté avec cette formulation :
C’était votre collègue à l’agence qui devrait vous envoyer un mail de ma part : obligation future ou valeur modale possibilité de ce fait – les deux formulations sont  tempérées du conditionnel par politesse.