Je suppose que vous message commence par introduire l’objet de votre demande d’entretien.
Il vaut toujours mieux éviter les tournures au conditionnel dans les écrits professionnels, qui introduisent un doute.
Ma suggestion :
« Un entretien aux date et heure qui vous conviendront »
À noter que vous écrirez « date » et « heure » au singulier.
Si la date est déjà déterminée :
« À l’heure qui vous conviendra«